扫描版 PDF 往往比普通文字 PDF 更难压缩，因为每一页通常都是一张图片。普通报告可以通过清理对象和压缩结构变小，但扫描件更多要靠降低图片体积、分辨率或颜色信息。
实用规则是：压缩扫描 PDF 时，不要只看文件大小；还要检查姓名、日期、印章、签名、勾选框和小字是否仍然清楚。
BaseToolbox 的 PDF 压缩工具 可以在浏览器里处理 PDF，适合身份证明、合同、发票、表格和其他不想上传的扫描文件。
为什么扫描 PDF 特别大？
扫描 PDF 常常是一页对应一张整页图片。如果扫描仪用了高分辨率、彩色模式和较低压缩率，几页文件就可能很大。
常见体积来源包括：
300-600 DPI 彩色扫描。
照片被整页嵌入。
大量空白边距也被保存成像素。
同一页重复扫描。
OCR 文字层和原始图片同时存在。
扫描仪默认按归档质量保存。
文件大不一定是因为文字多，而是因为每一页都像一张大图。
先决定压缩目标
压缩前先判断这个 PDF 要用来做什么。
场景
优先考虑
邮件附件
屏幕可读，文件更小。
合同或 HR
保留签名、印章、日期。
后续打印
保留足够纸面清晰度。
上传限制
达到大小上限且关键字段可读。
长期归档
保留原件，另做分享版。
不要在没检查结果前覆盖唯一高清原件。更稳妥的做法是保留原扫描件，再导出一个较小版本。
压缩后检查什么？
打开压缩后的文件，逐项检查：
每页最小的文字。
印章、签名、勾选框和手写备注。
页码顺序和页面方向。
彩色高亮或批注。
如果原文件能搜索，确认 OCR 搜索是否还在。
文件大小是否低于上传限制。
只缩小到页面宽度看一眼不够。扫描件在屏幕上远看正常，打印或放大后可能就会糊。
彩色、灰度、黑白怎么选？
彩色扫描通常比灰度大，灰度通常比黑白大。但切换颜色模式可能丢信息。
纯文字材料可以尝试黑白，但要确认小字和表格线仍然清晰。合同、表格、普通文件多半适合灰度。包含照片、证件、彩色印章、批注和高亮时，最好保留颜色。
如果是正式提交，保留原扫描件很重要。上传系统接受较小文件，不代表所有视觉细节都保留下来了。
本地压缩和隐私
扫描件经常包含个人信息。远程压缩工具如果在服务器处理，就可能接收到完整文件。本地浏览器压缩可以减少这一步暴露。
尤其要注意这些文件：
护照、身份证、驾照。
已签署合同。
保险表格。
银行流水。
学校或考试记录。
医疗、薪资和人事文件。
如果这份文件作为图片很敏感，那么它作为 PDF 也同样敏感。
压不下来怎么办？
如果压缩后仍然太大，可以删除重复页面、裁掉空白边距、用更合适分辨率重新扫描，或者按章节拆分 PDF。多页扫描件带照片时，强行压到 100KB 可能不现实。
上传系统报“文件太大”时，也要看它是否同时限制页数、文件类型、加密 PDF 或文件名。不要只盯着体积一个指标。
常见错误
最常见的错误，是直接压缩唯一原件，结果发现细节丢了却没有可回退版本。更稳妥的方式是导出一个较小副本，原始扫描件保持不变。
第二个错误是只看第一页。扫描件常常有某一页特别淡、某一页横着、某一页有手写备注，压缩后问题不一定出现在首页。
第三个错误是把“小”当成唯一目标。给人审核的文件，稍微大一点但清楚，通常比极小但看不清的文件更容易通过。
如果文件被退回，不要马上继续降低质量。先确认退回原因：是大小超过限制、页面缺失、文字不清、还是文件格式不符合要求。不同原因对应的修法完全不同。
常见问题
为什么扫描 PDF 压缩后还是很大？
因为页面主体仍然是高分辨率图片。只清理文字或结构，对图片占主导的文件帮助有限。
压缩会破坏 OCR 吗？
可能会。如果原文件可以搜索文字，压缩后要再搜索几个关键词确认。
可以删除原件吗？
不建议。至少等压缩版被接收并复查无误后，再决定怎么归档原扫描件。